Selbstständigkeit verspricht Freiheit, doch der Weg dorthin ist tückisch. Dieser Guide zeigt dir, wie du im Dienstleistungssektor in Deutschland, Österreich, der Schweiz oder Südtirol sicher startest – mit einem klaren Plan, praktischen Tipps und länderspezifischen Ressourcen. Ich teile meine Erfahrungen, damit du meine Fehler vermeidest und direkt durchstartest.
„Ich habe diese Fehler teuer bezahlt – lerne aus meinen Erfahrungen!“
Zu schnelles Kündigen
Ohne Rücklagen oder Plan zu kündigen, ist riskant.
Starte nebenberuflich oder mit sechs Monaten Rücklagen.
Fehlende Akquise
Auf bestehende Kunden zu vertrauen, ohne neue zu gewinnen, ist fatal. Reserviere wöchentlich Zeit für Akquise.
Keine klare Nische
Alles anbieten führt zu Chaos.
Wähle eine spezifische Nische, um Experte zu werden.
Unklare Finanzen
Ohne Überblick über Fixkosten und Cashflow steuerst du ins Desaster
Tracke alles von Anfang an.
Falsche Skalierung
Mit Krediten wachsen endet oft in Schulden.
Skaliere nur mit Cashflow.
Keine Anzahlungen
Ohne Vorauszahlungen riskierst du Zahlungsausfälle.
Verlange eine Anzahlung bei Neukunden.
Keine Work-Life-Balance
Ohne Pausen brennst du aus.
Setze klare Arbeitszeiten und plane Auszeiten.
In dieser Phase legst du das Fundament. Das Wichtigste ist, deine Geschäftsidee zu prüfen, eine Nische zu finden und einen finanziellen Puffer aufzubauen.
Beim ersten Mal hatte ich null Plan – ich war naiv und sprang ins kalte Wasser. Beim zweiten Mal war ich etwas strukturierter, aber ohne Marktanalyse oder Finanzplan fand ich Kunden nur durch Glück. Teste dein Angebot mit potenziellen Kunden (desto mehr desto besser), bevor du mehr Zeit und Ressourcen in deine Business Idee investierst. Ein einfaches 'Würdest du das kaufen?' spart dir viel Zeit und Frustration und du vermeidest einen Fehstart.
Marktanalyse durchführen
Nutze Tools wie Google Trends oder Malt, um Nachfrage zu prüfen. Analysiere fünf Mitbewerber: Was bieten sie? Wo sind Lücken?
Zielgruppe definieren
Erstelle ein Kundenprofil (Alter, Einkommen, Probleme). Beispiel: „Zahnärzte, die mehr Patienten über Google wollen.“
Geschäftsmodell entwickeln
Entscheide, ob du Dienstleistungen, Produkte oder Abos anbietest. Teste es mit einer Umfrage bei 25 Kontakten.
Finanzplan erstellen
Erstelle eine Excel-Tabelle mit Startkapital (z. B. 2.000 € für Tools), Fixkosten (z. B. 1.500 €/Monat) und Einnahmen für 6 Monate. Plane 20% Puffer ein. „Ohne Finanzplan stiegen meine Kosten, und ich machte bei Projekten Verlust.“
Mentoren konsultieren
Finde Mentoren über IHK oder LinkedIn. Frag: „Welche Fehler haben Sie gemacht?“
Zeitplan erstellen
Lege einen Starttermin fest und teile Aufgaben in Wochen auf (z. B. Woche 1: Marktanalyse).
SWOT-Analyse machen
Analysiere Stärken (z. B. ERP-Kenntnisse), Schwächen (z. B. kein Netzwerk), Chancen (z. B. Digitalisierungstrend) und Risiken (z. B. Konkurrenz).
„Ich sprang zwischen Marketing, Software und Beratung – ohne Fokus.“
Hier wird dein Business offiziell. Das Wichtigste ist, die passende Rechtsform zu wählen und rechtliche Grundlagen zu klären.
Beim ersten Mal hatte ich einen Kunden, der einen Anwalt einschaltete, weil ich keine klaren Verträge hatte. Beim zweiten Mal startete ich nebenberuflich und wählte eine vGmbH – aber die Kosten waren zu hoch für meinen Umsatz. Bleibe bei steuerbegünstigten Rechtsformen (z. B. Forfettario in Südtirol), solange dein Umsatz niedrig ist, um Steuer- und Buchhalterkosten zu sparen. Ich überschritt die Forfettario-Grenze und zahlte hohe Steuern.
Unternehmensname (und Logo)
Wähle einen einprägsamen Namen und prüfe die Verfügbarkeit von Marke und Name. Als Selbstständiger brauchst du zum Starten kein Logo, kannst du dann später einkaufen oder KI Tools nutzen um es zu erstellen.
Geschäftsregistrierung
Melde dein Gewerbe an (DE: Gewerbeamt; AT: WKO; CH: Handelsregister; Südtirol: Handelskammer Bozen). Bereite Personalausweis und Tätigkeitsbeschreibung vor.
Steuernummer beantragen
Fülle den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ beim Finanzamt aus. Erhalte die Steuernummer in 2–4 Wochen.
Bankkonto eröffnen
Wähle ein Geschäftskonto (z. B. N26 Business). Trenne private und geschäftliche Finanzen.
Verträge und AGB
Erstelle AGB mit eRecht24 oder einem Anwalt. Definiere Zahlungsbedingungen (z. B. „14 Tage“).
Markenschutz prüfen
Prüfe beim DPMA oder nationalen Ämtern, ob dein Name geschützt werden soll.
Berufsgenossenschaft anmelden
Melde dich bei der zuständigen Berufsgenossenschaft (z. B. BGW), falls nötig.
Mini-Businessplan
Definiere Fixkosten, variable Kosten und Umsatzziele.
Schütze dich vor finanziellen und rechtlichen Risiken. Das Wichtigste ist, Versicherungen abzuschließen und langfristige Vorsorge zu planen.
Ich hatte Glück, dass kein Schaden passierte, aber ohne Haftpflicht wäre ich bei einem Fehler ruiniert gewesen. Altersvorsorge ignorierte ich – heute fehlen mir Beiträge. Kalkuliere Versicherungskosten, Rentenbeiträge etc. in deinen Stundensatz ein.
Versicherungen prüfen
Schließe eine Berufshaftpflicht ab (z. B. Hiscox, ~50 €/Monat). Erwäge Betriebsunterbrechungs- oder Rechtsschutzversicherung.
Datenschutz
Erstelle eine DSGVO-konforme Datenschutzerklärung. Führe ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.
Rentenversicherung / Altersvorsorge
Informiere dich bei der Deutschen Rentenversicherung oder lege ein eigenes Depot an wo du 10% des Gewinns einzahlst.
Gesundheitsvorsorge
Prüfe gesetzliche vs. private Krankenversicherung.
Ohne Kunden kein Business. Das Wichtigste ist, schnell erste Kunden durch kostengünstige, manuelle Methoden zu gewinnen, ihre Zufriedenheit zu sichern und parallel einen Online-Marketingkanal aufzubauen, bevor du Tools zur Automatisierung nutzt.
Beim ersten Mal dachte ich, Kunden kommen von allein – ich hatte kaum Aufträge. Beim zweiten Mal probierte ich alles: Briefe, Anrufe, Netzwerkevents. Das brachte mir über 100.000 € Umsatz im ersten Jahr! Konzentriere dich zuerst auf manuelle, kostenlose Methoden wie direktes Anschreiben und Netzwerken. Erst wenn dein Budget wächst, investiere in Tools.
Beginne mit kostengünstigen, manuellen Methoden, um schnell Kunden zu gewinnen, und investiere erst bei ausreichendem Budget in Tools wie GetResponse für Newsletter-Automatisierung. Hier sind die Schritte, sortiert nach Wichtigkeit:
Direktes Anschreiben (einfachster Einstieg)
Kontaktiere potenzielle Kunden direkt über Plattformen wie LinkedIn (B2B), E-Mail oder Telefon – ohne zusätzliche Kosten. Schreibe personalisierte Nachrichten: „Hallo [Name], ich sehe Problem X – ich biete Lösung Y.“ Rufe täglich 10 Unternehmen an oder versende 10 Nachrichten pro Tag. Du kannst auch z.B. einfach nach potenziellen Kunden über Suchmaschinen und KI Tools suchen. Informiere dich, es gibt viele kostenlose Möglichkeiten.
„Ich scheute Kaltakquise aus Angst vor Ablehnung – das bremste mich.“
Termine und Elevator Pitch
Organisiere Termine bei lokalen Events, Netzwerktreffen (z. B. BNI) oder über bestehende Kontakte, um deinen Elevator Pitch zu präsentieren: „Ich helfe Unternehmen, online mehr Kunden zu gewinnen.“ Übe einen 30-Sekunden-Pitch, der das Problem deiner Zielgruppe anspricht.
Warum es funktioniert: Persönliche Treffen bauen Vertrauen auf, und ein starker Pitch bleibt im Gedächtnis. Kosten sind minimal (z. B. Eintritt für Events).
Tipp: Besuche wöchentlich ein Event oder vereinbare 2–3 Termine. Wiederhole dies, bis du genug Kunden hast (z. B. 3–5 für den Start).
Kundenzufriedenheit und Weiterempfehlungen
Stelle sicher, dass deine ersten Kunden zufrieden sind und bitte um Feedback. Zufriedene Kunden empfehlen dich weiter und liefern Referenzen.
Online-Marketingkanal aufbauen
Baue parallel einen nachhaltigen, kostengünstigen Marketingkanal auf, z. B. eine Website mit Elementor. Beginne mit kostenlosen Kanälen wie Social Media (LinkedIn für B2B, Instagram für B2C). Teste Kanäle 2–3 Monate und fokussiere dich auf den besten. Sobald dein Budget es erlaubt, automatisiere E-Mail-Marketing mit GetResponse.
Wachstum muss nachhaltig sein. Das Wichtigste ist, strukturierte Prozesse mit Ordnern und Templates für Projekte und Kunden zu etablieren und nur mit Cashflow zu skalieren, zunächst mit Excel statt teuren Tools.
Ich nahm einen Kredit für ein Büro und stellte Freunde ein, darunter meine Schwester. Die Kosten explodierten, und ich musste alle entlassen – ein Tiefpunkt. Arbeite strukturiert mit Ordnern und Templates, um Zeit zu sparen. Nutze Excel für Finanzen und Kunden, bis ein Mini-ERP-System sinnvoll ist und nutze OpenSource-Software (das spart dir einiges an fortlaufenden Kosten).
Hier sind praktische Schritte, um dein Business strukturiert und nachhaltig zu skalieren, mit Fokus auf einfache, kostengünstige Methoden:
Strukturierte Ordner für Projekte und Kunden
Erstelle für jeden Kunden und jedes Projekt einen eigenen Ordner auf deinem Computer (z. B. „Kunde_X/Projekt_Y“). Speichere dort alle Dokumente: Angebote, Verträge, E-Mails, Notizen.
Templates entwickeln
Erstelle in Word ein übergeordnetes Projekttemplate, das Unter-Templates enthält, z. B. für Onboarding („Willkommens-E-Mail“), Projektplan („Meilensteine“) oder Abschluss („Feedback-Anfrage“). Passe Templates mit der Zeit an.
Tipp: Beginne mit 3 Templates (Angebot, Onboarding, Rechnung) und ergänze sie nach jedem Projekt um Lessons Learned. Speichere sie in einem Ordner „Vorlagen“.
Finanzübersicht führen
Nutze eine Excel-Tabelle, um Einnahmen, Ausgaben, geleistete Stunden und Gewinn monatlich zu tracken. Beispielsspalten: Datum, Kunde, Betrag, Stunden, Kostenart (z. B. Steuern, Material). Prüfe monatlich, ob du mindestens 20% Gewinnmarge hast.
„Kreditraten und Lohnsteuer fraßen meinen Cashflow, weil ich keine Übersicht hatte.“
Tipp: Lege monatlich 10% Gewinn für Rücklagen zurück und notiere jede Rechnung in Excel mit „Status: offen/bezahlt“.
Kundendaten organisieren
Führe eine Excel-Tabelle mit Kundeninformationen: Name, Kontakt, Projekte, Status (z. B. „offenes Angebot“). Verlinke zu den Kundenordnern.
Tipp: Füge eine Spalte für „nächste Aktion“ hinzu (z. B. „Nachfassen in 2 Wochen“) und speichere die Tabelle im Hauptordner „Kunden“.
Mini-ERP-System einführen (optional)
Sobald dein Budget es zulässt (z. B. 50 €/Monat), erwäge ein Mini-ERP-System (z. B. Odoo), um Angebote, Aufträge, geleistete Stunden, Kosten und Rechnungen zentral und nachverfolgbar zu verwalten. Für den Anfang reicht Excel.
Krisen sind unvermeidbar. Das Wichtigste ist, finanzielle und mentale Stabilität zu sichern, mit einfachen, praktischen Schritten.
Burnout traf mich hart – Panikattacken, keine Energie. Mein Tiefpunkt war, Freunde und meine Schwester zu entlassen und Angst zu haben, dass die Bank die Bürgen von einem Kreditrahmen heranziehen wird. Nutze einfache Hilfsmittel wie Word, Excel oder einen Kalender, um organisiert zu bleiben. Priorisiere finanzielle und mentale Stabilität. Finanzen waren meine Schwächen – einfache Strukturen hätten mich gerettet.
Finanzielle Reserve aufbauen
Spare 3–6 Monate Fixkosten (z. B. 3.000 € bei 1.000 €/Monat) in einer Excel-Tabelle geplant und auf ein separates Sparkonto überwiesen. Prüfe monatlich deinen Kontostand.
Tipp: Überweise 10% jedes Auftrags auf ein Sparkonto und notiere es in Excel: „Datum, Betrag, Zweck“.
Mentale Gesundheit schützen
Plane feste Arbeitszeiten (z. B. 8–17 Uhr) und einen freien Tag pro Woche in einem Kalender. Sprich bei Stress mit Freunden oder suche kostenlose Beratung (z. B. über lokale Gründerzentren).
Kundenbindung stärken
Schreibe alle 2 Monate eine persönliche E-Mail an Kunden mit Updates oder Tipps (z. B. „3 SEO-Tipps für Ihren Shop“). Notiere Versandtermine in Excel. „Ich verlor Kunden durch mangelnden Kontakt.“
Warum es funktioniert: Regelmäßiger Kontakt hält Kunden loyal, ohne teure Newsletter-Tools.
Tipp: Erstelle eine E-Mail-Vorlage in Word und speichere Kundenreaktionen in deiner Kundendatenbank (Excel).
Flexibilität entwickeln: Passe deine Dienstleistungen an Krisen an (z. B. Online-Beratung bei Lockdowns). Teste neue Ideen mit einem Kunden und notiere Ergebnisse in einem Word-Dokument. „Ich war unflexibel – das kostete Kunden.“
Warum es funktioniert: Kleine Tests minimieren Risiken und halten dein Business anpassungsfähig.
Tipp: Frage monatlich 3 Kunden nach neuen Bedürfnissen und notiere Ideen: „Kunde X will Social-Media-Hilfe“.
Netzwerk pflegen: Tritt kostenlosen Gruppen bei (z. B. lokale Unternehmerstammtische oder LinkedIn-Gruppen). Tausche dich wöchentlich aus, um Unterstützung zu finden. „Netzwerke gaben mir Halt in der Krise.“
Warum es funktioniert: Ein starkes Netzwerk bietet kostenlose Ratschläge und neue Chancen.
Tipp: Plane wöchentliche Gespräche (z. B. 1 Stunde) und notiere Kontakte in Excel mit „Name, Thema, Datum“.
Krisenkommunikation vorbereiten: Erstelle Vorlagen in Word für Krisenfälle: „Wegen [Grund] verzögert sich [Dienstleistung].“ Halte Kunden proaktiv informiert. „Schlechte Kommunikation kostete Vertrauen.“
Warum es funktioniert: Klare Kommunikation bewahrt Vertrauen, ohne teure Tools.
Tipp: Speichere Vorlagen in einem Ordner und notiere in Excel, wann du Kunden informiert hast.
Du solltest mindestens deine Fixkosten für 6 Monate als Rücklage haben (z.B. 1.500 € × 6 = 9.000 €). Falls du keine Rücklagen hast, starte lieber nebenberuflich.
Deutschland: Kleingewerbe (bis 22.000 €/Jahr steuerfrei)
Österreich: Einzelunternehmer (EPU)
Schweiz: Einzelfirma (Kosten: ~600 CHF)
Südtirol: Forfettario-Regelung (nur 15% Steuern bis 85.000 € Umsatz)
Analysiere 10 Mitbewerber auf Plattformen wie Malt oder Google Maps.
Frage 20 Personen aus deiner Zielgruppe: „Was ist Ihr größtes Problem bei [Thema]?“
Kombiniere deine Fähigkeiten mit dem häufigsten Problem (z.B. „Buchhaltung für Freiberufler“).
Kaltakquise: 10 personalisierte Nachrichten/Tag auf LinkedIn oder per E-Mail.
Netzwerken: Kostenlose Meetups (IHK, BNI) besuchen.
Gratis-Angebote: „Kostenloser 30-Min-Check“ als Einstieg, danach bezahlte Projekte.
Berufshaftpflicht (ab ~50 €/Monat, z.B. Hiscox)
Betriebsunterbrechung (falls du IT-Dienstleistungen anbietest)
Privathaftpflicht (deckt auch Homeoffice-Unfälle)
Ja, aber kein 50-Seiten-Dokument! Ein 1-Seiten-Businessplan reicht für den Start:
Was biete ich an? (Dienstleistung/Produkt)
Wer ist meine Zielgruppe?
Wie verdiene ich Geld?
Was sind meine Fixkosten?
Wer sind meine wichtigsten Mitbewerber?
So geht’s:
Monatliche Fixkosten berechnen (z.B. 2.000 €)
Gewünschten Monatslohn festlegen (z.B. 3.000 €)
Arbeitsstunden/Monat eintragen (z.B. 100h)
Formel: (Fixkosten + Lohn) ÷ Stunden = Stundensatz
*(Beispiel: (2.000€ + 3.000€) ÷ 100h = 50 €/h)*
Wichtig: Immer 10-20% Puffer einrechnen!
Ja, aber keine Sorge – es reicht eine einfache Rechnung mit:
Deiner Adresse + Steuernummer
Kundendaten
Leistungsbeschreibung
Bruttobetrag + Umsatzsteuer (falls pflichtig)
Zahlungsziel (z.B. „14 Tage netto“)
Informiere dich beim Steuerberater wie genau du deine Rechnung erstellen musst.
Vorsicht! Prüfe:
Gibt es ein Wettbewerbsverbot im alten Arbeitsvertrag?
Wurden Betriebsgeheimnisse genutzt?
Besteht ein persönliches Abwerbeverbot?
Sicherer Weg:
Warte 6-12 Monate oder frag explizit um Erlaubnis.
Arbeitsvertrag prüfen: Nebentätigkeit erlaubt?
Steuern: Nebenverdienst unter 410 €/Monat oft steuerfrei (DE)
Zeitmanagement: Mind. 10h/Woche für Selbstständigkeit einplanen
Was macht eine Software für Sie unverzichtbar? Nehmen Sie an unserer kurzen Umfrage teil.